Прескокнете до содржината

🏛️ Вовед во SmartArh

SmartArh е вашиот дигитален помошник за архивско работење - едноставен, брз и сигурен.

Содржина

Што е SmartArh?

SmartArh е систем за електронска архива кој ви помага да го организирате целокупното канцелариско и архивско работење во вашата организација.

Наместо папки, регистратори и рачно пребарување, SmartArh ви овозможува:

✅ Сè на едно место - документи, партнери, евиденции
✅ Брзо пребарување - наоѓајте документи за секунди
✅ Автоматски извештаи - деловодник, книги, пописи
✅ Сигурност - секој корисник има свои права

За кого е наменет?

SmartArh е дизајниран за сите вработени кои работат со документи:

Улога Што прави во SmartArh
👤 Архивар Управува со целиот систем, архивира документи
👥 Административен работник Внесува документи, води деловодник
👔 Раководител Прегледува извештаи, следи работа
📋 Писарница Прима и испраќа пошта, распределува документи

Што можете да правите?

📁 Управување со документи

graph LR A[Нов документ] --> B[Заведување] B --> C[Архивски печат] C --> D[Распределба] D --> E[Архивирање]
  • Заведување на влезни и излезни документи
  • Автоматско доделување на деловоден број
  • Печатење на архивски печат
  • Следење на статус на документи

👥 Коминтенти (Деловни партнери)

  • Евиденција на сите партнери, клиенти, добавувачи
  • Автоматско читање на податоци од документи (OCR)
  • Брзо пребарување по име, ЕМБС, даночен број

🏢 Организациона структура

  • Дефинирање на сектори и одделенија
  • Евиденција на вработени
  • Доделување на улоги и права

🗄️ Архивско депо

  • Евиденција на физички локации (простории, полици, кутии)
  • QR кодови за брзо лоцирање
  • Следење на рокови за чување

📊 Извештаи

  • Деловодничка книга
  • Интерна доставна книга
  • Попис на документи
  • Книга за место
  • Извоз во PDF, Excel, CSV

Како е организиран системот?

SmartArh е поделен на модули - секој модул е задолжен за одредена функција:

graph TD A[SmartArh] --> B[Организација] A --> C[Документи] A --> D[Архива] A --> E[Извештаи] B --> B1[Субјекти] B --> B2[Шифарници] B --> B3[Коминтенти] B --> B4[Вработени] C --> C1[Деловодник] C --> C2[Интерна пошта] D --> D1[Депо] D --> D2[Архивирање] E --> E1[Книги] E --> E2[Пописи]

Модули по редослед:

  1. Најава - Влез во системот со корисничко име и лозинка
  2. Субјекти - Вашите организации (може да имате повеќе)
  3. Основни податоци - Шифарници (типови документи, архивски знаци...)
  4. Коминтенти - Деловни партнери
  5. Организациона структура - Сектори, одделенија, вработени
  6. Канцелариско работење - Деловодник, заведување документи
  7. Интерна пошта - Распределба на документи до вработени
  8. Архивско депо - Физички простор за чување
  9. Архивско работење - Архивирање, попис, уништување
  10. Извештаи - Генерирање на книги и извештаи

Пред да почнете

Што ви треба?

  • ✅ Компјутер со интернет пристап
  • ✅ Веб прелистувач (Chrome, Firefox, Edge)
  • ✅ Корисничко име и лозинка (добивате од администратор)

Првите чекори

  1. Отворете го SmartArh во вашиот прелистувач
  2. Најавете се со вашето корисничко име и лозинка
  3. Изберете субјект (ако имате пристап до повеќе организации)
  4. Почнете со работа!

💡 Совети за почетници

📌 Секогаш проверете го активниот субјект - горе десно во екранот се прикажува за која организација работите

⚠️ Зачувајте ги промените - пред да излезете од формата, кликнете на Зачувај

✅ Користете пребарување - наместо да листате низ долги листи, внесете дел од името во полето за пребарување

📝 Ако нешто не работи - обидете се да ја освежите страницата (F5) или контактирајте го администраторот

Следно: Најава и улоги

Продолжете со Најава и улоги за да научите како да се најавите и кои права имате во системот.

Последно ажурирано: 2025-11-30