Прескокнете до содржината

Основни концепти за шифарници

Разберете што се шифарници и зошто се клучни за правилно функционирање на SmartArh.

Содржина

Што се шифарници?

Шифарниците (познати и како "референтни податоци" или "master data") се предефинирани листи на вредности кои се користат низ целиот систем.

Пример од секојдневието

Замислете дека пополнувате формулар за документ. Наместо да пишувате:

❌ "влезен документ" (со мали букви)
❌ "ВЛЕЗЕН ДОКУМЕНТ" (со големи букви)
❌ "Влезен док." (скратено)

Едноставно избирате од листа:

✅ ВЛЕЗНИ - Влезни документи

Ова обезбедува дека сите користат исти термини на ист начин.

Зошто се користат?

1. Конзистентност на податоци

graph LR A[Корисник 1] --> D[Избира: ВЛЕЗНИ] B[Корисник 2] --> D C[Корисник 3] --> D D --> E[Сите документи се класифицирани исто]

Без шифарници, секој корисник би внесувал податоци на свој начин, што би создало хаос во извештаите.

2. Брзина на внесување

Без шифарници Со шифарници
Пишување на цел текст Избор од dropdown
Можни грешки Без грешки
10-15 секунди 2-3 секунди

3. Законска усогласеност

Архивските знаци и роковите на чување се дефинирани со закон. Шифарниците обезбедуваат дека сите документи се класифицираат според законските барања.

4. Подобри извештаи

Кога сите документи се класифицирани со исти шифри, можете лесно да: - Филтрирате по тип - Групирате по класа - Пребарувате по архивски знак - Генерирате статистики

Како работат?

Структура на шифарник

Секој шифарник има слична структура:

Поле Опис Пример
Шифра/Ознака Кратка уникатна ознака VLEZNI, 01.02
Назив Целосен назив "Влезни документи"
Активен Дали се користи Да/Не
Редослед Позиција во листата 1, 2, 3...

Активен/Неактивен статус

📌 Важно: Шифарниците никогаш не се бришат - само се деактивираат!

Зошто? Затоа што постоечките документи може да ги користат. Ако избришете шифра, тие документи ќе останат без класификација.

graph TD A[Шифра: FAKS] --> B{Дали се користи?} B -->|Да| C[Не може да се избрише] B -->|Не| D[Може да се деактивира] D --> E[Нема да се појавува во нови документи] D --> F[Старите документи остануваат непроменети]

Хиерархија на шифарници

Некои шифарници се поврзани меѓу себе:

graph TD A[Класа на документи] --> B[Тип на документи] B --> C[Документ] D[Архивски знак] --> E[Трајност] D --> C F[Приоритет] --> C G[Состојба] --> C

Пример за поврзаност

Класа → Тип: - Класа: ВЛЕЗНИ - Тип: Фактура - Тип: Понуда - Тип: Жалба - Класа: ИЗЛЕЗНИ - Тип: Фактура - Тип: Понуда - Тип: Одговор

Архивски знак → Трајност: - Знак: 01.01 - Основање → Трајност: Трајно - Знак: 05.02 - Фактури → Трајност: 10 години

💡 Совети

📌 Планирајте однапред - Размислете кои шифри ви требаат пред да почнете со внесување документи

⚠️ Не менувајте шифри - Ако промените шифра (пр. од 01 во 001), старите документи нема да се најдат

✅ Користете описни називи - "Влезни документи" е подобро од "ВД"

📝 Документирајте - Запишете што значи секоја шифра за идните корисници

Следно: Преглед на шифарници
Претходно: Главна страница

Последно ажурирано: 2025-11-30