Преглед на сите шифарници
Детален опис на сите 10 шифарници во SmartArh со примери и објаснувања.
Содржина
- 1. Класи на документи
- 2. Типови на документи
- 3. Состојби на документи
- 4. Трајност на документи
- 5. Архивски знаци
- 6. Начини на прием
- 7. Начини на испраќање
- 8. Степени на класификација
- 9. Приоритети
- 10. Видови на документи
1. Класи на документи
Што е? Основна категоризација на документите според насоката на движење.
| Лабела | Назив | Опис |
|---|---|---|
| ВЛЕЗНИ | Влезни документи | Документи примени од надвор |
| ИЗЛЕЗНИ | Излезни документи | Документи испратени надвор |
| ИНТЕРНИ | Интерни документи | Документи внатре во организацијата |
Каде се користи? При заведување на секој документ во деловодникот.
💡 Класата одредува дали документот е влезен, излезен или интерен.
2. Типови на документи
Што е? Детална категоризација на документите по содржина.
| Класа | Тип | Префикс |
|---|---|---|
| ВЛЕЗНИ | Фактура | ВФ |
| ВЛЕЗНИ | Понуда | ВП |
| ВЛЕЗНИ | Жалба | ВЖАЛ |
| ИЗЛЕЗНИ | Фактура | ИФ |
| ИЗЛЕЗНИ | Понуда | ИП |
| ИНТЕРНИ | Записник | ИНТ |
Каде се користи? При заведување на документ - типот го одредува префиксот на деловодниот број.
📌 Секој тип припаѓа на една класа (ВЛЕЗНИ, ИЗЛЕЗНИ или ИНТЕРНИ).
3. Состојби на документи
Што е? Статус на документот во процесот на обработка.
| Шифра | Назив | Опис |
|---|---|---|
| PRIMEN | Примен | Документот е примен и заведен |
| OBRAB | Во обработка | Документот се обработува |
| ZAVRS | Завршен | Обработката е завршена |
| ARHIV | Архивиран | Документот е архивиран |
| UNIST | Уништен | Документот е уништен |
Каде се користи? За следење на животниот циклус на документот.
4. Трајност на документи
Што е? Рок на чување на документите пред уништување.
| Ознака | Назив | Тип | Години |
|---|---|---|---|
| T | Трајно | Постојана | - |
| 10 | 10 години | Долгорочна | 10 |
| 5 | 5 години | Краткорочна | 5 |
| 3 | 3 години | Краткорочна | 3 |
| 1 | 1 година | Краткорочна | 1 |
Каде се користи? Се поврзува со архивските знаци за автоматско пресметување на рок за уништување.
⚠️ Документи со трајност "Т" (трајно) никогаш не се уништуваат!
5. Архивски знаци
Што е? Класификациски систем за архивирање на документи според законот.
| Знак | Назив | Тип на материјал | Трајност |
|---|---|---|---|
| 01 | Основање и регистрација | Архивски | Трајно |
| 02 | Организација и управување | Архивски | Трајно |
| 03 | Кадровски работи | Документарен | 50 години |
| 04 | Финансии | Документарен | 10 години |
| 05 | Набавки | Документарен | 5 години |
Типови на материјал: - Основен знак - Главна категорија - Архивски материјал - Трајно чување - Документарен материјал - Временско чување
📌 Архивските знаци се дефинирани со Законот за архивски материјал на РСМ.
6. Начини на прием
Што е? Како документот е примен во организацијата.
| Шифра | Назив | Опис |
|---|---|---|
| POSTA | Пошта | Примен преку пошта |
| LICNO | Лично | Доставен лично |
| Е-пошта | Примен по е-пошта | |
| FAKS | Факс | Примен по факс |
| KURIR | Курир | Доставен со курир |
Каде се користи? При заведување на влезни документи.
7. Начини на испраќање
Што е? Како документот е испратен од организацијата.
| Шифра | Назив | Опис |
|---|---|---|
| POSTA | Пошта | Испратен преку пошта |
| LICNO | Лично | Предаден лично |
| Е-пошта | Испратен по е-пошта | |
| FAKS | Факс | Испратен по факс |
| KURIR | Курир | Испратен со курир |
Каде се користи? При заведување на излезни документи.
8. Степени на класификација
Што е? Ниво на доверливост/тајност на документот.
| Шифра | Назив | Ниво | Боја |
|---|---|---|---|
| JAVNO | Јавно | 1 | 🟢 Зелена |
| INTERNO | Интерно | 2 | 🔵 Сина |
| DOVERLI | Доверливо | 3 | 🟡 Жолта |
| STROGO | Строго доверливо | 4 | 🟠 Портокалова |
| TAJNO | Тајно | 5 | 🔴 Црвена |
Каде се користи? За контрола на пристап до документи.
⚠️ Документи со повисок степен на класификација се видливи само за овластени корисници.
9. Приоритети
Што е? Итност на обработка на документот.
| Шифра | Назив | Ниво | Рок (денови) | Боја |
|---|---|---|---|---|
| NIZOK | Нормално | 1 | 30 | 🟢 Зелена |
| SREDEN | Итно | 2 | 7 | 🟡 Жолта |
| VISOK | Многу итно | 3 | 1 | 🔴 Црвена |
Каде се користи? За одредување на рок за обработка и приоритизација.
10. Видови на документи
Што е? Физичка форма на документот.
| Шифра | Назив | Опис |
|---|---|---|
| FIZICKI | Физички | Хартиен документ |
| ELEKTRONSKI | Електронски | Дигитален документ (роден електронски) |
| DIGITALIZIRAN | Дигитализиран | Скениран хартиен документ |
| HIBRIDEN | Хибриден | Комбинација на физички и електронски |
Каде се користи? За евиденција на формата на документот.
Резиме
Следно: Работа со шифарници
Претходно: Основни концепти
Последно ажурирано: 2025-11-30