Работа со шифарници
Научете како да додавате, уредувате и деактивирате записи во шифарниците.
Содржина
- Пристап до шифарници
- Преглед на листа
- Додавање нов запис
- Уредување на запис
- Деактивирање на запис
- Промена на редослед
Пристап до шифарници
Чекор 1: Отворете го менито
Во левото мени, кликнете на Основни податоци.
Чекор 2: Изберете шифарник
Ќе видите листа на сите шифарници:
- Типови на документи
- Состојби на документи
- Трајност на документи
- Архивски знаци
- Начини на прием
- Начини на испраќање
- Степени на класификација
- Приоритети на документи
- Видови на документи
📌 Забелешка: "Класи на документи" не се прикажува во менито бидејќи ретко се менува.
Преглед на листа
Кога ќе отворите шифарник, ќе видите табела со сите записи.
Колони во табелата
| Колона | Опис |
|---|---|
| Шифра/Ознака | Уникатна ознака на записот |
| Назив | Целосен назив |
| Активен | ✓ ако е активен |
| Редослед | Број за сортирање |
Филтрирање
Користете ги филтрите од десната страна:
- Активен: Да/Не - за прикажување само активни или неактивни
- Други филтри зависат од типот на шифарникот
Пребарување
Внесете текст во полето за пребарување за брзо наоѓање на запис.
Додавање нов запис
Чекор 1: Кликнете на "+ Додади"
Во горниот десен агол, кликнете на копчето + Додади.
Чекор 2: Пополнете ги полињата
Пример за Тип на документ:
| Поле | Вредност | Задолжително |
|---|---|---|
| Класа | ВЛЕЗНИ | ✅ Да |
| Назив | Понуда од добавувач | ✅ Да |
| Префикс | ВПД | Не |
| Активен | ✓ | ✅ Да |
| Редослед | 10 | Не |
Чекор 3: Зачувајте
Кликнете на Зачувај за да го зачувате записот.
💡 Совет: Користете Зачувај и додади друг ако сакате да додадете повеќе записи.
Уредување на запис
Чекор 1: Најдете го записот
Користете пребарување или филтри за да го најдете записот.
Чекор 2: Кликнете на записот
Кликнете на шифрата или називот за да ја отворите формата за уредување.
Чекор 3: Направете промени
Променете ги потребните полиња.
⚠️ Внимание: Не менувајте ја шифрата/ознаката ако записот веќе се користи во документи!
Чекор 4: Зачувајте
Кликнете на Зачувај.
Деактивирање на запис
📌 Важно: Записите во шифарниците не се бришат - само се деактивираат!
Зошто деактивирање наместо бришење?
Како да деактивирате?
Метод 1: Од листата 1. Најдете го записот во листата 2. Одштиклирајте го полето Активен директно во табелата 3. Промената се зачувува автоматски
Метод 2: Од формата 1. Отворете го записот 2. Одштиклирајте го полето Активен 3. Кликнете Зачувај
Што се случува по деактивирање?
| Аспект | Резултат |
|---|---|
| Нови документи | Шифрата не се појавува во dropdown |
| Постоечки документи | Остануваат непроменети |
| Извештаи | Шифрата се прикажува нормално |
| Филтри | Може да се филтрира по неактивни |
Промена на редослед
Редоследот одредува како се сортираат записите во dropdown менијата.
Како да го промените?
Метод 1: Од листата 1. Најдете ја колоната Редослед 2. Внесете нов број директно во табелата 3. Промената се зачувува автоматски
Метод 2: Од формата 1. Отворете го записот 2. Променете го полето Редослед на екран 3. Кликнете Зачувај
Логика на редослед
| Редослед | Позиција |
|---|---|
| 0 | Прв во листата |
| 1 | Втор |
| 10 | Десетти |
| 100 | На крај |
💡 Совет: Користете броеви со размак (10, 20, 30...) за да можете подоцна да вметнете нови записи меѓу постоечките.
Брзо уредување од листата
Некои полиња може да се уредуваат директно од листата без да ја отворате формата:
| Поле | Брзо уредување |
|---|---|
| Активен | ✅ Да - кликнете на checkbox |
| Редослед | ✅ Да - внесете број |
| Назив | ❌ Не - отворете формата |
| Шифра | ❌ Не - отворете формата |
💡 Совети за работа
📌 Планирајте однапред - Размислете кои шифри ви требаат пред да почнете
⚠️ Не менувајте шифри - Ако записот се користи, не менувајте ја шифрата
✅ Користете описни називи - "Влезна фактура од добавувач" е подобро од "ВФД"
📝 Деактивирајте наместо бришете - Секогаш деактивирајте, никогаш не бришете
🔢 Оставете простор во редоследот - Користете 10, 20, 30 наместо 1, 2, 3
Следно: Најчести прашања
Претходно: Преглед на шифарници
Последно ажурирано: 2025-11-30