Прескокнете до содржината

Најчести прашања за шифарници

Одговори на најчестите прашања за работа со шифарници во SmartArh.

Содржина

Општи прашања

❓ Што се шифарници?

Шифарниците се предефинирани листи на вредности (типови документи, архивски знаци, состојби...) кои се користат низ целиот систем за конзистентна класификација на документите.

❓ Зошто не можам да ги видам сите шифарници во менито?

Некои шифарници (како "Класи на документи") се скриени од главното мени бидејќи ретко се менуваат. Тие се достапни само за систем администратори.

❓ Кој може да ги уредува шифарниците?

Улога Права
Систем администратор Целосен пристап
Раководител Може да уредува
Архивар Само преглед
Обичен корисник Само преглед
Читач Само преглед

❓ Дали шифарниците се исти за сите субјекти?

Да. Шифарниците се глобални и важат за сите субјекти во системот. Ова обезбедува конзистентност на класификацијата.

Додавање и уредување

❓ Како да додадам нов тип на документ?

  1. Одете на Основни податоци → Типови на документи
  2. Кликнете + Додади
  3. Изберете класа (ВЛЕЗНИ, ИЗЛЕЗНИ, ИНТЕРНИ)
  4. Внесете назив и префикс
  5. Кликнете Зачувај

❓ Зошто не можам да избришам запис од шифарник?

Записите не се бришат - само се деактивираат!

Причина: Ако избришете запис кој се користи во постоечки документи, тие документи ќе останат без класификација.

Решение: Деактивирајте го записот со одштиклирање на полето "Активен".

❓ Што се случува кога деактивирам запис?

Аспект Резултат
Нови документи Записот не се појавува во dropdown
Постоечки документи Остануваат непроменети
Извештаи Записот се прикажува нормално

❓ Можам ли да ја променам шифрата на постоечки запис?

Не е препорачливо! Ако записот веќе се користи во документи, промената на шифрата може да предизвика проблеми во извештаите и пребарувањето.

Подобро решение: Деактивирајте го стариот запис и креирајте нов со правилна шифра.

❓ Како да го променам редоследот на записите?

  1. Отворете го шифарникот
  2. Во колоната "Редослед" внесете нов број
  3. Помал број = повисока позиција во листата

💡 Совет: Користете броеви со размак (10, 20, 30) за да можете подоцна да вметнете нови записи.

Архивски знаци

❓ Што се архивски знаци?

Архивските знаци се класификациски систем дефиниран со Законот за архивски материјал. Тие одредуваат како се категоризираат и колку долго се чуваат документите.

❓ Која е разликата меѓу типовите на материјал?

Тип Опис Трајност
Основен знак Главна категорија Зависи од подзнаците
Архивски материјал Документи со трајна вредност Трајно
Документарен материјал Документи со временска вредност 1-50 години

❓ Како да знам кој архивски знак да го користам?

Архивските знаци се дефинирани со закон и зависат од типот на документот:

Документ Архивски знак Трајност
Основачки акт 01.01 Трајно
Договор за вработување 03.01 50 години
Фактура 04.02 10 години
Понуда 05.01 5 години

📌 Консултирајте се со архивар или правник за точна класификација.

При заведување на документи во деловодникот, се прикажуваат само основни архивски знаци. Детални знаци (архивски и документарен материјал) се користат при архивирање.

Проблеми и решенија

❓ Не можам да најдам одреден шифарник

Проверете: 1. Дали имате соодветни права (Раководител или Администратор) 2. Дали шифарникот е скриен од менито (некои се достапни само за администратори) 3. Дали сте во правилниот модул (Основни податоци)

Можни причини: 1. Нема активни записи во шифарникот 2. Сите записи се деактивирани 3. Филтрирање по тип (пр. само основни архивски знаци)

Решение: Проверете дали има активни записи во соодветниот шифарник.

❓ Не можам да зачувам нов запис

Проверете: 1. Дали сте пополниле сите задолжителни полиња 2. Дали шифрата е уникатна (не постои друг запис со иста шифра) 3. Дали имате права за додавање

❓ Промените не се зачувуваат

Проверете: 1. Дали сте кликнале на Зачувај 2. Дали има грешки во формата (црвени пораки) 3. Дали имате права за уредување

💡 Совети

📌 Планирајте однапред - Дефинирајте ги шифарниците пред да почнете со внесување документи

⚠️ Не менувајте шифри - Ако записот се користи, не менувајте ја шифрата

✅ Деактивирајте наместо бришете - Секогаш деактивирајте, никогаш не бришете

📝 Документирајте - Запишете што значи секоја шифра за идните корисници

Потребна ви е помош?

Ако не најдовте одговор на вашето прашање: 1. Контактирајте го вашиот администратор 2. Проверете ја документацијата за конкретниот шифарник 3. Пишете на support@smartarh.mk

Претходно: Работа со шифарници
Назад на почеток: Главна страница

Последно ажурирано: 2025-11-30