Прескокнете до содржината

📋 Модул 06 - Канцелариско работење

Централен модул за евиденција на влезни, излезни и интерни документи

📖 Содржина

  1. Основни концепти - Што е деловодник, структура, формат на броеви
  2. Деловодни книги - Управување со деловодни книги
  3. Предмети - Досиеја и групирање на документи
  4. Документи - Евиденција на документи
  5. Работен тек - Од прием до архивирање
  6. FAQ - Најчести прашања

🎯 Преглед на модулот

Деловодникот е срцето на SmartArh - централно место за евиденција на сите документи кои влегуваат, излегуваат или се креираат интерно во организацијата.

Главни ентитети

graph TB DK[📚 Деловодна книга] --> D[📄 Документ] P[📁 Предмет] --> D D --> DP[📎 Прилози] DB[🔢 Бројач] --> D subgraph "Поврзани модули" K[👥 Коминтенти] AZ[🏷️ Архивски знаци] V[👤 Вработени] end D --> K D --> AZ D --> V
Ентитет Опис Примери
Деловодна книга Книга за евиденција по години "Главна книга 2025"
Предмет Досие со поврзани документи "03-38-25"
Документ Влезен/излезен/интерен документ "03-38/1-25"
Прилог Дигитални фајлови PDF, скенирани документи
Бројач Автоматска нумерација По архивски знак и година

🔢 Формат на деловоден број

Деловодниот број има формат: OO-XXXX/YYY-GG

Дел Опис Пример
OO Архивски знак (2 цифри) 03
XXXX Главен број (предмет) 38
YYY Подброј (документ во предмет) 1
GG Година (2 цифри) 25

Пример: 03-38/1-25 = Архивски знак 03, предмет 38, документ 1, година 2025

📊 Типови на документи

Тип Опис Пример
📥 Влезна пошта Документи примени од надвор Барања, дописи, фактури
📤 Излезна пошта Документи испратени надвор Одговори, решенија
📝 Интерен документ Внатрешни документи Записници, извештаи

🔄 Работен тек

graph LR A[📥 Прием] --> B[📝 Евиденција] B --> C[🔢 Деловоден број] C --> D[📤 Распределба] D --> E[⚙️ Обработка] E --> F[✅ Завршување] F --> G[📦 Архивирање]

Состојби на документ

Состојба Боја Опис
🟡 Примен Жолта Документот е примен
🟠 Распределен Портокалова Испратен на обработка
🔵 На обработка Сина Се обработува
🟣 На одобрување Виолетова Чека одобрување
🟢 Завршен Зелена Обработката е завршена
⚫ Архивиран Сива Предаден во архива

⚡ Брз почеток

Евиденција на влезен документ

  1. Отворете Деловодник → Документи
  2. Кликнете на "+ Додади"
  3. Изберете "Влезна пошта"
  4. Пополнете ги задолжителните полиња
  5. Прикачете скениран документ (опционално)
  6. Зачувајте - системот автоматски генерира деловоден број

Надоврзување на постоечки предмет

  1. Отворете Деловодник → Предмети
  2. Пронајдете го предметот
  3. Кликнете на "Додај документ"
  4. Пополнете ги податоците
  5. Зачувајте - документот добива следен подброј

🔐 Права на пристап

Улога Преглед Креирање Уредување Архивирање
🔴 Систем администратор ✅ ✅ ✅ ✅
🟠 Архивар ✅ ✅ ✅ ✅
🟡 Раководител ✅ ✅ ✅ ❌
🟢 Корисник ✅ ✅ ✅* ❌
🔵 Читач ✅ ❌ ❌ ❌

*Само свои документи

📸 Функционалности

OCR - Автоматско пополнување

Прикачете скениран документ и системот автоматски ќе ги извлече податоците: - Број на документ - Датум на документ - Испраќач - Предмет

Потпишување со печат

Документите може да се потпишат со дигитален печат: - Деловоден број - Датум на прием - Примил (вработен)

Поврзани документи

Документите може да се поврзат меѓусебно за полесно следење на кореспонденцијата.

📚 Поврзани модули

⚠️ Важни напомени

💡 Деловодниот број се генерира автоматски - не го внесувајте рачно!

💡 Секој документ мора да има архивски знак - тој определува каде ќе се архивира

💡 Предметите се креираат автоматски - при прв документ со нов главен број

Последно ажурирано: 2025-11-30