Прескокнете до содржината

📖 Основни концепти - Деловодник

Разбирање на структурата и логиката на деловодникот

Што е деловодник?

Деловодникот е официјална евиденција на сите документи кои влегуваат, излегуваат или се креираат во една организација. Тој обезбедува:

  • 📋 Следливост - секој документ има уникатен број
  • 🔍 Пребарување - брзо наоѓање на документи
  • 📊 Извештаи - статистика и анализа
  • 📦 Архивирање - подготовка за трајно чување

Структура на модулот

graph TB subgraph "Деловодник" DK[📚 Деловодна книга<br/>по години] P[📁 Предмет<br/>досие] D[📄 Документ<br/>влезен/излезен] DP[📎 Прилог<br/>дигитален фајл] DB[🔢 Бројач<br/>автоматски] end DK --> D P --> D D --> DP DB --> D

1. Деловодна книга

Книга за евиденција на документи, обично по години.

Поле Опис
Наслов Име на книгата
Година Година за која се води
Број Автоматски доделен број
Забелешка Дополнителни информации

Пример: "Главна деловодна книга 2025"

2. Предмет (Досие)

Група на поврзани документи за иста тема.

Поле Опис
Број на предмет Формат: OO-XXXX-GG
Назив Краток опис на предметот
Архивски знак Класификација
Главен број Секвенцијален број
Година Година на креирање

Пример: "03-38-25 - Барање за издавање на дозвола"

3. Документ

Поединечен влезен, излезен или интерен документ.

Поле Опис
Деловоден број Формат: OO-XXXX/YYY-GG
Тип Влезна/Излезна/Интерен
Предмет Досие на кое припаѓа
Испраќач/Примач Коминтент
Датум на прием Кога е примен
Состојба Примен, Распределен, итн.

4. Прилог

Дигитален фајл прикачен на документ.

Поле Опис
Тип Главен документ / Прилог
Фајл PDF, JPG, PNG, DOCX...
Опис Краток опис

5. Бројач

Автоматска нумерација по архивски знак и година.

Поле Опис
Архивски знак За кој знак се брои
Година За која година
Последен број Тековен број во секвенцата

Формат на деловоден број

Структура: OO-XXXX/YYY-GG

    03  -  38  /  1  -  25
    │      │     │     │
    │      │     │     └── Година (2025)
    │      │     │
    │      │     └── Подброј (документ во предмет)
    │      │
    │      └── Главен број (предмет)
    │
    └── Архивски знак (организациона единица)

Примери

Деловоден број Значење
03-38/1-25 Знак 03, предмет 38, документ 1, 2025
03-38/2-25 Знак 03, предмет 38, документ 2, 2025
05-12/1-25 Знак 05, предмет 12, документ 1, 2025

Број на предмет: OO-XXXX-GG

    03  -  38  -  25
    │      │      │
    │      │      └── Година
    │      │
    │      └── Главен број
    │
    └── Архивски знак

Типови на документи

📥 Влезна пошта

Документи примени од надворешни субјекти.

Карактеристика Опис
Датум на прием Кога е примен документот
Време на прием Точно време на прием
Начин на прием Пошта, лично, email, факс
Испраќач Кој го испратил

Примери: Барања, дописи, фактури, жалби

📤 Излезна пошта

Документи испратени до надворешни субјекти.

Карактеристика Опис
Датум на испраќање Кога е испратен
Примач Кому е испратен

Примери: Одговори, решенија, известувања

📝 Интерен документ

Документи креирани и користени внатре во организацијата.

Карактеристика Опис
Креатор Кој го креирал
Намена Внатрешна употреба

Примери: Записници, извештаи, упатства

Автоматска нумерација

Како функционира?

  1. Избор на архивски знак - корисникот избира организациона единица
  2. Проверка на бројач - системот проверува последен број за тој знак и година
  3. Генерирање - се генерира нов деловоден број
  4. Креирање на предмет - ако е нов главен број, се креира предмет

Пример

Архивски знак: 03 (Правни работи)
Година: 2025
Последен број: 37

Нов документ → 03-38/1-25
Нов предмет → 03-38-25

Надоврзување на предмет

Ако документот се надоврзува на постоечки предмет:

Постоечки предмет: 03-38-25
Документи во предмет: 1, 2, 3

Нов документ → 03-38/4-25 (следен подброј)

Состојби на документ

stateDiagram-v2 [*] --> Примен: Нов документ Примен --> Распределен: Испрати Распределен --> НаОбработка: Прими НаОбработка --> НаОдобрување: Заврши НаОдобрување --> Завршен: Одобри НаОдобрување --> НаОбработка: Врати Завршен --> Архивиран: Архивирај Архивиран --> [*]
Состојба Код Опис
Примен PRIMEN Документот е примен и евидентиран
Распределен RASPREDELEN Испратен на обработка
На обработка NA_OBRABOTKA Се обработува
На одобрување NA_ODOBRUVANJE Чека одобрување
Завршен ZAVRSEN Обработката е завршена
Архивиран ARHIVIRAN Предаден во архива
Одбиен ODBIIEN Документот е одбиен

Поврзаност со други модули

graph LR D[📄 Документ] --> K[👥 Коминтенти<br/>Испраќач/Примач] D --> AZ[🏷️ Архивски знаци<br/>Класификација] D --> V[👤 Вработени<br/>Примил] D --> TD[📋 Типови документи<br/>Категорија] D --> PR[⚡ Приоритет<br/>Итност] D --> ST[📊 Состојби<br/>Статус] D --> IP[📨 Интерна пошта<br/>Распределба] D --> AR[📦 Архива<br/>Архивирање]

Следни чекори

Последно ажурирано: 2025-11-30