📁 Предмети (Досиеја)
Групирање на поврзани документи во досиеја
Што е предмет?
Предметот (досие) е група на поврзани документи за иста тема. Сите документи во еден предмет имаат ист главен број, но различни подброеви.
Пример
Предмет: 03-38-25 (Барање за издавање на дозвола)
├── 03-38/1-25 - Барање од странка
├── 03-38/2-25 - Одговор од институција
├── 03-38/3-25 - Дополнителна документација
└── 03-38/4-25 - Решение
Пристап до модулот
- Најавете се во системот
- Во левото мени, кликнете на Канцелариско работење
- Изберете Предмети
Преглед на листата
Колони во листата
| Колона | Опис |
|---|---|
| Број на предмет | Формат: OO-XXXX-GG |
| Назив | Краток опис на предметот |
| Класификација | Архивски знак |
| Документи | Број на документи во предметот |
| Активен | Дали предметот е активен |
| Креирано на | Датум на креирање |
Филтри
- Субјект - Организација
- Класификација - Архивски знак
- Активен - Да/Не
- Година - Година на креирање
Пребарување
Можете да барате по: - Назив - Опис - Број на предмет
Автоматско креирање на предмет
💡 Важно: Предметите се креираат автоматски при евиденција на нов документ!
Кога евидентирате нов документ: 1. Изберете архивски знак 2. Системот проверува дали постои предмет 3. Ако не постои - креира нов предмет 4. Документот се поврзува со предметот
Рачно креирање на предмет
Иако предметите обично се креираат автоматски, можете да креирате и рачно:
Чекор 1: Кликнете на "+ Додади"
Во горниот десен агол, кликнете на копчето + Додади.
Чекор 2: Пополнете ги полињата
| Поле | Задолжително | Опис |
|---|---|---|
| Назив | ✅ | Краток опис на предметот |
| Опис | ❌ | Подетален опис |
| Класификација | ❌ | Архивски знак |
Чекор 3: Зачувајте
Кликнете на Зачувај.
⚠️ Внимание: Бројот на предмет се генерира автоматски при првиот документ!
Преглед на предмет
Кога отворите предмет, можете да видите:
Основни податоци
- Назив
- Опис
- Класификација (архивски знак)
Број на предмет
- Број на предмет (OO-XXXX-GG)
- Главен број
- Година
💡 Овие полиња се генерираат автоматски и не можат да се менуваат.
Документи во предметот
Листа на сите документи поврзани со предметот:
📄 03-38/1-25 - Барање од странка
📄 03-38/2-25 - Одговор од институција
📄 03-38/3-25 - Дополнителна документација
Кликнете на документот за да го отворите.
Додавање документ на предмет
Опција 1: Од предметот
- Отворете го предметот
- Кликнете на Додај документ
- Пополнете ги податоците
- Зачувајте
Опција 2: Од формата за документ
- Отворете Документи → + Додади
- Во полето Предмет, изберете го постоечкиот предмет
- Пополнете ги податоците
- Зачувајте
💡 Системот автоматски ќе додели следен подброј!
Уредување на предмет
Што може да се менува?
- ✅ Назив
- ✅ Опис
- ✅ Активен статус
Што НЕ може да се менува?
- ❌ Број на предмет
- ❌ Главен број
- ❌ Година
- ❌ Класификација (по креирање на документ)
Деактивирање на предмет
Наместо бришење, деактивирајте го предметот:
- Отворете го предметот
- Одштиклирајте Активен
- Зачувајте
💡 Деактивираните предмети не се прикажуваат во листата по дифолт.
Формат на број на предмет
Структура: OO-XXXX-GG
| Дел | Опис | Пример |
|---|---|---|
| OO | Архивски знак | 03 |
| XXXX | Главен број | 38 |
| GG | Година | 25 |
Примери
| Број | Значење |
|---|---|
| 03-38-25 | Знак 03, број 38, 2025 |
| 05-12-25 | Знак 05, број 12, 2025 |
| 01-100-24 | Знак 01, број 100, 2024 |
Совети и најдобри практики
✅ Препорачано
- Користете описни називи
- Групирајте поврзани документи во ист предмет
- Редовно прегледувајте ги активните предмети
❌ Избегнувајте
- Рачно креирање на предмети (освен ако не е неопходно)
- Бришење на предмети со документи
- Премногу општи називи
Следни чекори
- Документи - Евиденција на документи
- Работен тек - Од прием до архивирање
Последно ажурирано: 2025-11-30