Прескокнете до содржината

🔄 Работен тек

Од прием до архивирање - целосен животен циклус на документ

Преглед на работниот тек

graph TB A[📥 1. Прием] --> B[📝 2. Евиденција] B --> C[🔢 3. Деловоден број] C --> D[📤 4. Распределба] D --> E[⚙️ 5. Обработка] E --> F[✅ 6. Завршување] F --> G[📦 7. Архивирање] style A fill:#e3f2fd style B fill:#e8f5e9 style C fill:#fff3e0 style D fill:#fce4ec style E fill:#f3e5f5 style F fill:#e8f5e9 style G fill:#efebe9

Фаза 1: Прием на документ

Влезна пошта

  1. Документот пристигнува - по пошта, лично, email, факс
  2. Се скенира - ако е хартиен документ
  3. Се евидентира - во системот

Излезна пошта

  1. Документот се креира - одговор, решение
  2. Се скенира - потпишаниот документ
  3. Се евидентира - во системот

Интерен документ

  1. Документот се креира - записник, извештај
  2. Се евидентира - во системот

Фаза 2: Евиденција

Чекори

  1. Отворете Документи → + Додади
  2. Изберете тип (Влезна/Излезна/Интерен)
  3. Изберете деловодна книга
  4. Изберете организациона единица (архивски знак)
  5. Прикачете скениран документ (опционално)
  6. Пополнете ги податоците
  7. Кликнете Зачувај

Автоматски акции

При зачувување, системот автоматски: - ✅ Генерира деловоден број - ✅ Креира предмет (ако е нов) - ✅ Поставува состојба на "Примен" - ✅ Пополнува датум/време на прием

Фаза 3: Деловоден број

Формат: OO-XXXX/YYY-GG

Дел Опис
OO Архивски знак
XXXX Главен број (предмет)
YYY Подброј (документ)
GG Година

Пример

Нов документ со архивски знак 03 во 2025:
- Последен број: 37
- Нов деловоден број: 03-38/1-25
- Нов предмет: 03-38-25

Фаза 4: Распределба

Што е распределба?

Испраќање на документот до вработен или организациона единица за обработка.

Чекори

  1. Во листата на документи, кликнете на И (Испрати)
  2. Или отворете документот и во секцијата Распределба, кликнете Додај
  3. Изберете примач (вработен или единица)
  4. Внесете инструкции (опционално)
  5. Поставете рок (опционално)
  6. Кликнете Зачувај

Автоматски акции

  • ✅ Состојбата се менува на "Распределен"
  • ✅ Примачот добива известување

Фаза 5: Обработка

Примање на документ

  1. Примачот го прима документот
  2. Состојбата се менува на "На обработка"
  3. Се работи на документот

Можни акции

Акција Опис
Обработи Заврши ја работата
Препрати Испрати на друг вработен
Врати Врати на испраќачот
Одбиј Одбиј го документот

Фаза 6: Завршување

Чекори

  1. Обработката е завршена
  2. Документот се испраќа на одобрување (ако е потребно)
  3. По одобрување, состојбата се менува на "Завршен"

Состојби

stateDiagram-v2 НаОбработка --> НаОдобрување: Заврши НаОдобрување --> Завршен: Одобри НаОдобрување --> НаОбработка: Врати

Фаза 7: Архивирање

Што е архивирање?

Предавање на документот во архивско депо за трајно чување.

Чекори

  1. Во листата на документи, кликнете на A (Архивирај)
  2. Или отворете документот и кликнете Архивирај
  3. Изберете архивска единица (кутија, фасцикла)
  4. Внесете локација (полица, ред)
  5. Кликнете Зачувај

Автоматски акции

  • ✅ Состојбата се менува на "Архивиран"
  • ✅ Се креира архивски запис
  • ✅ Документот се поврзува со архивската единица

Состојби на документ

Дијаграм на состојби

stateDiagram-v2 [*] --> Примен: Нов документ Примен --> Распределен: Испрати Распределен --> НаОбработка: Прими НаОбработка --> НаОдобрување: Заврши НаОдобрување --> Завршен: Одобри НаОдобрување --> НаОбработка: Врати Завршен --> Архивиран: Архивирај Примен --> Одбиен: Одбиј Распределен --> Одбиен: Одбиј НаОбработка --> Одбиен: Одбиј Архивиран --> [*] Одбиен --> [*]

Табела на состојби

Состојба Код Боја Опис
Примен PRIMEN 🟡 Жолта Документот е примен
Распределен RASPREDELEN 🟠 Портокалова Испратен на обработка
На обработка NA_OBRABOTKA 🔵 Сина Се обработува
На одобрување NA_ODOBRUVANJE 🟣 Виолетова Чека одобрување
Завршен ZAVRSEN 🟢 Зелена Обработката е завршена
Архивиран ARHIVIRAN ⚫ Сива Предаден во архива
Одбиен ODBIIEN 🔴 Црвена Документот е одбиен

Масовна промена на состојба

Чекори

  1. Во листата, изберете повеќе документи (checkbox)
  2. Од паѓачкото мени Акција, изберете состојба
  3. Кликнете Изврши

Достапни акции

  • Означи како ПРИМЕН
  • Означи како ДОСТАВЕН
  • Означи како НА ОБРАБОТКА
  • Означи како НА ОДОБРУВАЊЕ
  • Означи како ЗАВРШЕН
  • Означи како АРХИВИРАН
  • Означи како ОДБИЕН

Совети за ефикасен работен тек

✅ Препорачано

  • Евидентирајте ги документите веднаш по прием
  • Користете OCR за брзо пополнување
  • Редовно проверувајте ги роковите
  • Архивирајте ги завршените документи

❌ Избегнувајте

  • Одложување на евиденцијата
  • Прескокнување на состојби
  • Заборавање на рокови
  • Неархивирани документи

Следни чекори

Последно ажурирано: 2025-11-30