Прескокнете до содржината

❓ Најчести прашања - Деловодник

Одговори на најчестите прашања за деловодникот

Деловоден број

Како се генерира деловодниот број?

Деловодниот број се генерира автоматски при зачувување на документот. Форматот е:

OO-XXXX/YYY-GG
│   │    │   │
│   │    │   └── Година (2 цифри)
│   │    └── Подброј (документ во предмет)
│   └── Главен број (предмет)
└── Архивски знак (организациона единица)

Може ли да го променам деловодниот број?

Не. Деловодниот број е уникатен идентификатор и не може да се менува по креирање.

Што ако направам грешка при евиденција?

Можете да ги измените сите други полиња освен деловодниот број. Ако е направена сериозна грешка, контактирајте го администраторот.

Зошто деловодниот број е празен?

Деловодниот број се генерира само ако: - Е избрана организациона единица (архивски знак) - Документот е зачуван

Предмети

Што е предмет?

Предметот е досие - група на поврзани документи за иста тема. Сите документи во еден предмет имаат ист главен број.

Како се креира предмет?

Предметите се креираат автоматски при евиденција на нов документ. Не треба рачно да креирате предмети.

Како да надоврзам документ на постоечки предмет?

  1. Отворете го предметот
  2. Кликнете на Додај документ
  3. Или во формата за документ, изберете го предметот во полето Предмет

Може ли да преместам документ во друг предмет?

Не. Документот е трајно поврзан со предметот преку деловодниот број.

OCR и скенирање

Кои формати се поддржани за OCR?

  • PDF
  • JPG / JPEG
  • PNG

Како функционира OCR?

  1. Прикачете скениран документ
  2. Кликнете на 🔍 Автоматско пополнување
  3. Системот го анализира документот со Google Document AI
  4. Автоматски се пополнуваат податоците

Зошто OCR не ги препозна податоците?

Можни причини: - Лош квалитет на скенирање - Нечитлив ракопис - Документот не е на македонски јазик - Нестандарден формат на документ

Може ли да ги коригирам OCR податоците?

Да. Секогаш прегледајте ги и коригирајте ги податоците пред зачувување.

Потпишување со печат

Како да потпишам документ?

  1. Прикачете PDF или слика
  2. Кликнете на Потпиши документ
  3. Кликнете на местото каде сакате печат
  4. Потврдете

Што содржи печатот?

  • Деловоден број
  • Датум на прием
  • Примил (вработен)

Може ли да го отстранам печатот?

Не. Потпишаниот документ е финален и не може да се менува.

Каде се чува потпишаниот документ?

Потпишаниот документ се чува во папката documenti/[знак]-[година]/[број].pdf.

Состојби

Кои состојби постојат?

Состојба Опис
Примен Документот е примен
Распределен Испратен на обработка
На обработка Се обработува
На одобрување Чека одобрување
Завршен Обработката е завршена
Архивиран Предаден во архива
Одбиен Документот е одбиен

Како да ја променам состојбата?

Поединечно: 1. Отворете го документот 2. Променете ја состојбата 3. Зачувајте

Масовно: 1. Изберете повеќе документи 2. Од Акција, изберете состојба 3. Кликнете Изврши

Може ли да се врати претходна состојба?

Да, освен за архивирани документи.

Распределба

Како да испратам документ на обработка?

  1. Во листата, кликнете на И (Испрати)
  2. Изберете примач
  3. Внесете инструкции (опционално)
  4. Зачувајте

Кој може да прима документи?

  • Вработени
  • Организациони единици

Како да видам кои документи ми се испратени?

Отворете Интерна пошта → Распределби и филтрирајте по примач.

Архивирање

Кога треба да архивирам документ?

Кога обработката е завршена и документот е подготвен за трајно чување.

Како да архивирам документ?

  1. Во листата, кликнете на A (Архивирај)
  2. Изберете архивска единица
  3. Внесете локација
  4. Зачувајте

Може ли да деархивирам документ?

Контактирајте го администраторот за деархивирање.

Зошто не можам да архивирам?

Можни причини: - Немате права за архивирање - Документот е веќе архивиран - Документот не е во состојба "Завршен"

Проблеми и решенија

Не можам да креирам документ

Проверете: - Дали имате права за креирање - Дали е избран активен субјект - Дали постои деловодна книга за тековната година

Не се генерира деловоден број

Проверете: - Дали е избрана организациона единица - Дали постои бројач за тој знак и година

OCR не работи

Проверете: - Дали е прикачен документ - Дали форматот е поддржан (PDF, JPG, PNG) - Дали има интернет конекција

Не можам да го видам документот

Проверете: - Дали имате права за преглед - Дали документот е во активниот субјект - Дали филтрите се правилно поставени

Совети

За брза евиденција

  1. Користете OCR за автоматско пополнување
  2. Поставете ги најчестите вредности како default
  3. Користете тастатурни кратенки

За организација

  1. Користете описни називи на предмети
  2. Додавајте тагови за полесно пребарување
  3. Редовно проверувајте ги роковите

За архивирање

  1. Архивирајте ги завршените документи редовно
  2. Групирајте ги документите по предмети
  3. Следете ја архивската структура

Поврзани теми

Последно ажурирано: 2025-11-30