Прескокнете до содржината

📖 Основни концепти - Архивско депо

Разбирање на структурата и логиката на архивското депо

Што е архивско депо?

Архивското депо е систем за управување со физичката локација на архивските документи. Овозможува:

  • 🏛️ Евиденција - на физички простори (депоа)
  • 🗄️ Организација - на ормани, кутии, папки
  • 📱 Следење - преку QR кодови
  • 📤 Издавање - и враќање на документи

Структура на модулот

Модулот е организиран во 3 категории:

1. Физичка структура (4 модели)

graph TB D[🏛️ Депо<br/>Физички простор] O[🗄️ Орман<br/>Сталажа] K[📦 Кутија<br/>Архивска кутија] P[📁 Папка<br/>Регистар] D --> O O --> K K --> P
Модел Опис Капацитет
Депо Физички архивски простор Број на ормани
Орман Орман/Сталажа во депото Број на кутии
Кутија Архивска кутија во орманот Број на папки
Папка Папка/Регистар во кутијата Број на документи

2. QR код систем (4 модели)

graph LR QR[📱 QR код] --> QRP[🖨️ Печатење] QR --> QRS[📷 Скенирање] QRS --> QRA[🔐 Пристапни права]
Модел Опис
QR код Уникатен QR код за објект
Печатење Историја на печатење налепници
Скенирање Лог на скенирања
Пристапни права Права за QR скенирање

3. Издавање и враќање (2 модели)

graph LR I[📤 Издавање] --> V[📥 Враќање]
Модел Опис
Издавање Записник за издавање документ
Враќање Записник за враќање документ

Хиерархија на локации

Формат на шифра

Секој елемент има уникатна шифра:

DEPO-ORMAN-KUTIJA-PAPKA

Примери: - D01 - Депо 01 - D01-O03 - Орман 03 во Депо 01 - D01-O03-K15 - Кутија 15 во Орман 03 - D01-O03-K15-P02 - Папка 02 во Кутија 15

Полна локација

Системот автоматски генерира полна локација:

Главно депо → Орман 03 → Кутија 15 (Ред 2, Колона 3) → Папка 02

Димензии и капацитет

Депо

Поле Опис Единица
Должина Должина на просторот метри
Ширина Ширина на просторот метри
Висина Висина на просторот метри
Површина Автоматски пресметана м²
Волумен Автоматски пресметан м³
Капацитет Број на ормани број

Орман

Поле Опис Единица
Должина Должина на орманот метри
Ширина Ширина на орманот метри
Висина Висина на орманот метри
Редови Број на редови број
Колони Број на колони број
Капацитет Број на кутии број

Кутија

Поле Опис Единица
Должина Должина на кутијата см
Ширина Ширина на кутијата см
Висина Висина на кутијата см
Ред Позиција - ред број
Колона Позиција - колона број
Капацитет Број на папки број

Типови на кутии

Тип Код Опис
Стандардна STANDARDNA Стандардна архивска кутија
Голема GOLEMA Голема кутија
Мала MALA Мала кутија

Типови на папки

Тип Код Опис
Стандардна STANDARDNA Стандардна папка
Висечка VISECKA Висечка папка

Популност и искористеност

Системот автоматски пресметува популност:

Популност (%) = (Тековен број / Капацитет) × 100

Пример

Ниво Капацитет Тековно Популност
Депо 10 ормани 7 ормани 70%
Орман 20 кутии 15 кутии 75%
Кутија 10 папки 8 папки 80%

Статуси

Активен/Неактивен

Секој елемент може да биде: - ✅ Активен - Се користи - ❌ Неактивен - Не се користи (деактивиран)

Деактивирање

Кога деактивирате елемент: - Не се брише од базата - Не се прикажува во листите (освен со филтер) - Децата остануваат активни

Поврзаност со други модули

graph LR AD[🏛️ Архивско депо] --> AR[📋 Архивско работење] AD --> KR[📄 Канцелариско работење] AR --> DOK[📄 Архивски документ] DOK --> AD

Архивско работење

Архивските документи се поврзуваат со: - Депо - Орман - Кутија - Папка

Канцелариско работење

Документите од канцелариско работење се архивираат и добиваат локација.

Следни чекори

Последно ажурирано: 2025-11-30