📤 Издавање и враќање
Управување со издавање и враќање на документи од архива
Преглед
Системот за издавање овозможува:
- 📤 Издавање - документи или папки од архива
- 📥 Враќање - документи назад во архива
- 📋 Следење - на статус и рокови
- ⚠️ Известување - за задоцнети враќања
Типови на издавање
По времетраење
| Тип |
Код |
Опис |
| ⏱️ Времено |
VREMENO |
Со рок за враќање |
| ♾️ Трајно |
TRAJNO |
Без враќање |
По содржина
| Тип |
Код |
Опис |
| 📋 Оригинал |
ORIGINAL |
Издавање на оригинален документ |
| 📄 Копија |
KOPIJA |
Издавање на копија |
| 👁️ Консултација |
KONSULTACIJA |
Преглед во архива |
Издавање документ
Пристап
- Отворете Архивско депо → Издавања на документи
- Кликнете на + Додади
Форма за издавање
| Секција |
Полиња |
| Објект |
Архивски документ, Папка |
| Издавање |
Тип, Што се издава, Лице, Одделение, Институција, Причина |
| Датуми |
Датум на издавање, Очекуван датум на враќање |
| Статус |
Статус, Забелешка |
Чекори
- Изберете Архивски документ или Папка
- Изберете Тип на издавање (Времено/Трајно)
- Изберете Што се издава (Оригинал/Копија/Консултација)
- Пополнете Издадено на лице
- Пополнете Причина
- Поставете Очекуван датум на враќање (за времено)
- Зачувајте
Статуси на издавање
| Статус |
Код |
Боја |
Опис |
| 🟡 Издаден |
IZDADEN |
Жолта |
Документот е издаден |
| 🟢 Вратено |
VRATENO |
Зелена |
Документот е вратен |
| 🔴 Загубено |
ZAGUBENO |
Црвена |
Документот е загубен |
Враќање документ
Опција 1: Од листата на издавања
- Отворете Архивско депо → Издавања
- Пронајдете го издавањето
- Променете го статусот на Вратено
- Пополнете Датум на враќање и Состојба при враќање
- Зачувајте
Опција 2: Преку записник за враќање
- Отворете Архивско депо → Враќања на документи
- Кликнете на + Додади
- Изберете го издавањето
- Пополнете ги полињата
- Зачувајте
Форма за враќање
| Поле |
Опис |
| Издавање |
Изберете издавање |
| Датум на враќање |
Кога е вратено |
| Состојба |
Добра/Оштетена/Загубена |
| Забелешка |
Дополнителни информации |
Состојба при враќање
| Состојба |
Код |
Опис |
| ✅ Добра |
DOBRA |
Како што е издаден |
| ⚠️ Оштетена |
OSTETENA |
Документот е оштетен |
| ⚠️ Делумно оштетена |
DELUMNO_OSTETENA |
Делумно оштетен |
| ❌ Загубена |
ZAGUBENA |
Документот е загубен |
Следење на рокови
Задоцнети враќања
Системот автоматски пресметува:
- Дали е задоцнето - ако денешниот датум > очекуван датум
- Денови задоцнување - колку денови е задоцнето
Преглед
Во листата на издавања:
- ⚠️ Црвено - Задоцнето враќање
- 🟡 Жолто - Рокот истекува наскоро
- 🟢 Зелено - Во рок
Преглед на листата
Колони
| Колона |
Опис |
| ID |
Број на издавање |
| Документ |
Архивски документ или папка |
| Тип |
Времено/Трајно |
| Лице |
Кому е издадено |
| Институција |
Институција |
| Датум издавање |
Кога е издадено |
| Датум враќање |
Кога е вратено (ако е) |
| Статус |
Издаден/Вратено/Загубено |
Филтри
| Филтер |
Опис |
| Тип |
Времено/Трајно |
| Статус |
Издаден/Вратено/Загубено |
| Датум издавање |
Период |
| Датум враќање |
Период |
Пребарување
Можете да барате по:
- Име на лице
- Институција
- Причина
- ID на документ
Автоматски акции
При враќање
Кога вратите документ:
1. ✅ Статусот се менува на "Вратено"
2. ✅ Се запишува датум на враќање
3. ✅ Се запишува состојба при враќање
4. ✅ Архивскиот документ се означува како "Архивиран"
Совети
✅ Препорачано
- Секогаш пополнете причина за издавање
- Поставете реален рок за враќање
- Проверете ја состојбата при враќање
- Редовно проверувајте задоцнети враќања
❌ Избегнувајте
- Издавање без причина
- Нереални рокови
- Игнорирање на задоцнети враќања
- Непроверена состојба при враќање
Следни чекори
Последно ажурирано: 2025-11-30