📖 Основни концепти - Архивско работење
Разбирање на структурата и логиката на архивското работење
Што е архивско работење?
Архивското работење е систем за управување со животниот циклус на документите. Овозможува:
- 📥 Прием - на документи во архива
- 📋 Попис - инвентура на архивски акти
- 🗑️ Уништување - на документи со истечен рок
Структура на модулот
Модулот е организиран во 3 категории:
1. Прием во архива (1 модел)
graph LR
DOK[📄 Документ<br/>од деловодник] --> AD[📋 Архивски документ<br/>во архива]
| Модел | Опис |
|---|---|
| Архивски документ | Документ примен во архива со локација и QR код |
2. Попис (2 модели)
graph LR
P[📋 Попис] --> PS1[📝 Ставка 1]
P --> PS2[📝 Ставка 2]
P --> PS3[📝 Ставка N]
| Модел | Опис |
|---|---|
| Попис | Инвентура на архивски акти |
| Ставка од попис | Скениран документ во попис |
3. Уништување (2 модели)
graph LR
ZU[🗑️ Записник] --> DU1[📄 Документ 1]
ZU --> DU2[📄 Документ 2]
ZU --> DU3[📄 Документ N]
| Модел | Опис |
|---|---|
| Записник за уништување | Записник со листа на документи |
| Документ за уништување | Документ вклучен во записник |
Животен циклус на документ
Фази
graph TB
A[1. Креирање<br/>Канцелариско работење] --> B[2. Прием<br/>Архивско работење]
B --> C[3. Чување<br/>Архивско депо]
C --> D{4. Издавање?}
D -->|Да| E[5. Издаден]
E --> F[6. Вратен]
F --> C
C --> G{7. Истечен рок?}
G -->|Да| H[8. За уништување]
H --> I[9. Уништен]
Статуси
| Статус | Код | Опис |
|---|---|---|
| 🟢 Архивиран | ARHIVIRAN | Документот е во архива |
| 🟠 Издаден | IZDADEN | Документот е издаден |
| 🔵 Вратен | VRATEN | Документот е вратен |
| 🔴 За уништување | ZA_UNISTUVANJE | Чека уништување |
| ⚫ Уништен | UNISTEN | Документот е уништен |
Архивски знак (АКТ)
Што е архивски знак?
Архивскиот знак е класификациска ознака која определува: - Категорија на документот - Рок на чување (трајност) - Начин на чување
Пример
| Знак | Назив | Трајност |
|---|---|---|
| 01-01 | Статут и правилници | Трајно |
| 03-38 | Кореспонденција | 5 години |
| 05-12 | Финансиски извештаи | 10 години |
Рок на чување
Се пресметува автоматски:
Пример: - Документ од 2025 - Трајност: 5 години - Чува се до: 2030
Начин на прием
| Начин | Код | Опис |
|---|---|---|
| 📋 Оригинал | ORIGINAL | Оригинален документ |
| 📄 Копија | KOPIJA | Копија од документ |
| 📠 Факсимил | FAKSIMIL | Факсимил |
| 💻 Електронски | ELEKTRONSKI | Електронски документ |
Состојба на документ
| Состојба | Код | Опис |
|---|---|---|
| ✅ Добра | DOBRA | Документот е во добра состојба |
| ⚠️ Оштетена | OSTETENA | Документот е оштетен |
| ❌ Лоша | LOSA | Документот е во лоша состојба |
Поврзаност со други модули
graph LR
KR[📄 Канцелариско работење] --> AR[📋 Архивско работење]
AR --> AD[🏛️ Архивско депо]
OP[📚 Шифарници] --> AR
Канцелариско работење
- Документите се креираат во канцелариско работење
- Се архивираат преку копчето А
- Еден документ = еден архивски запис
Архивско депо
- Архивските документи добиваат локација
- Се генерира QR код
- Се следи издавање и враќање
Шифарници
- Архивски знаци (АКТ)
- Трајност (рок на чување)
Следни чекори
- Архивски документи - Прием и обработка
- Попис - Инвентура на архива
Последно ажурирано: 2025-11-30