Прескокнете до содржината

📄 Архивски документи

Прием и обработка на документи во архива

Пристап до модулот

  1. Најавете се во системот
  2. Во левото мени, кликнете на Архивско работење
  3. Изберете Архивски документи

Прием на документ

Опција 1: Од канцелариско работење

  1. Отворете Канцелариско работење → Документи
  2. Пронајдете го документот
  3. Кликнете на копчето А (Архивирај)
  4. Системот ќе ве пренасочи на формата за архивски документ

Опција 2: Директно креирање

  1. Отворете Архивско работење → Архивски документи
  2. Кликнете на + Додади
  3. Изберете документ од деловодник
  4. Пополнете ги полињата

Форма за архивски документ

Секција: Податоци за документот

Поле Опис Автоматски
Архивски број Деловоден број од канцелариско работење ✅
Предмет / краток опис Опис од документот ✅
Документи Прикачени фајлови ✅

Секција: Архивска обработка

Поле Опис Задолжително
Архивски знак АКТ за класификација ✅
Рок на чување Од архивскиот знак ✅ (автоматски)
Датум на прием Кога е примен ✅
Начин на прием Оригинал/Копија/Факсимил/Електронски ✅
Број на страници Вкупно страници ❌
Број на прилози Број на прилози ❌
Состојба Добра/Оштетена/Лоша ✅

Секција: Физичка локација

Поле Опис Задолжително
Депо Физички простор ❌
Орман Орман во депото ❌
Кутија Кутија во орманот ❌
Папка Папка во кутијата ❌

💡 Локацијата може да се додаде подоцна!

Секција: QR код

Поле Опис
QR код Автоматски генериран

Секција: Статус

Поле Опис
Архивски статус Архивиран/Издаден/Вратен/За уништување/Уништен

Преглед на листата

Колони

Колона Опис
Арх. редослед Глобален број (#1, #2...)
Документ Деловоден број
Архивски знак АКТ
Рок на чување Трајност
Чува се до Година или "Трајно"
Статус Со боја
Локација Депо/Орман/Кутија/Папка

Филтри

Филтер Опис
Статус Архивиран/Издаден/Вратен/За уништување/Уништен
Датум на прием Период
Трајност Рок на чување
Депо Физичка локација
Орман Орман во депото

Пребарување

Можете да барате по: - Архивски редослед - Деловоден број - Наслов на документ - Архивски знак

Автоматски пресметки

Архивски редослед

Глобален растечки број по субјект: 

#1, #2, #3, #4...

Рок на чување

Се пресметува автоматски: 

Чува се до = Година на документ + Број на години од трајност

Ако трајноста е "Трајно", полето е празно (NULL).

QR код

Се генерира автоматски при зачувување со: - UUID - Тип: DOKUMENT - ID на документот - Архивски број - Класификација - Локација - Рок

Масовни акции

Генерирај QR кодови

  1. Изберете документи
  2. Од менито Акција, изберете 🔲 Генерирај QR кодови
  3. Кликнете Изврши

Печати QR налепници (A4)

  1. Изберете документи
  2. Од менито Акција, изберете 🖨️ Печати QR налепници (A4)
  3. Преземете го PDF фајлот

Печати единечни QR налепници

  1. Изберете документи
  2. Од менито Акција, изберете 🖨️ Печати единечни QR налепници
  3. Преземете го PDF фајлот

Валидација

Локација

Ако внесувате локација, мора да ги пополните сите полиња: - Депо - Орман - Кутија - Папка

Хиерархија

Системот проверува: - Орманот мора да припаѓа на депото - Кутијата мора да припаѓа на орманот - Папката мора да припаѓа на кутијата

Совети

✅ Препорачано

  • Секогаш изберете соодветен архивски знак
  • Пополнете ја локацијата веднаш или подоцна
  • Проверете ја состојбата на документот
  • Генерирајте QR код за секој документ

❌ Избегнувајте

  • Погрешен архивски знак
  • Делумна локација
  • Игнорирање на состојба

Следни чекори

Последно ажурирано: 2025-11-30