📋 Попис
Инвентура на архивски акти со QR скенирање
Што е попис?
Пописот е инвентура на физичката архива. Се користи за: - 📋 Проверка - дали документите се на правилна локација - 📷 Скенирање - на QR кодови - 📊 Статистика - колку документи се пронајдени
Пристап до модулот
- Најавете се во системот
- Во левото мени, кликнете на Архивско работење
- Изберете Пописи
Креирање попис
Чекори
- Кликнете на + Додади
- Пополнете ги полињата
- Зачувајте
Форма
| Секција | Полиња |
|---|---|
| Основни податоци | Број на попис (автоматски), Датум |
| Одговорно лице | Архивар кој го врши пописот |
| Опсег | Депо, Орман (опционо) |
| Статус | Во тек/Завршен/Анулиран |
| Статистика | Вкупно скенирања, Вкупно документи |
Опсег на попис
| Опсег | Опис |
|---|---|
| Цела архива | Депо и Орман се празни |
| Едно депо | Само Депо е избрано |
| Еден орман | Депо и Орман се избрани |
Број на попис
Автоматски генериран во формат:
Примери:
- ПОП-2025/001 - Прв попис во 2025
- ПОП-2025/002 - Втор попис во 2025
Статуси на попис
| Статус | Код | Боја | Опис |
|---|---|---|---|
| 🟠 Во тек | VO_TEK | Портокалова | Пописот е активен |
| 🟢 Завршен | ZAVRSEN | Зелена | Пописот е завршен |
| 🔴 Анулиран | ANULIRAN | Црвена | Пописот е анулиран |
Скенирање документи
Процес
graph LR
A[Скенирај QR] --> B[Систем го препознава]
B --> C[Креира ставка]
C --> D[Ажурира статистика]
Ставка од попис
При секое скенирање се креира ставка со:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Попис | Врска со пописот |
| Архивски документ | Скениран документ |
| QR код | Скениран QR код |
| Датум на скенирање | Автоматски |
| Скенирал | Кој скенирал |
| Локација | Депо, Орман, Кутија, Папка |
| Забелешка | Оштетување, неправилна локација |
Преглед на листата
Колони
| Колона | Опис |
|---|---|
| Број на попис | ПОП-YYYY/XXX |
| Датум | Кога е креиран |
| Одговорно лице | Архивар |
| Депо | Опсег |
| Статус | Со боја |
| Вкупно скенирања | Број |
| Вкупно документи | Уникатни документи |
Филтри
| Филтер | Опис |
|---|---|
| Статус | Во тек/Завршен/Анулиран |
| Датум | Период |
| Депо | Физичка локација |
| Одговорно лице | Архивар |
Масовни акции
Заврши избрани пописи
- Изберете пописи со статус "Во тек"
- Од менито Акција, изберете Заврши избрани пописи
- Кликнете Изврши
Анулирај избрани пописи
- Изберете пописи со статус "Во тек"
- Од менито Акција, изберете Анулирај избрани пописи
- Кликнете Изврши
Ставки од попис
Пристап
- Отворете Архивско работење → Ставки од попис
- Или отворете попис и видете ги ставките во inline
Колони
| Колона | Опис |
|---|---|
| Попис | Број на попис |
| Архивски документ | Скениран документ |
| Датум на скенирање | Кога е скенирано |
| Скенирал | Кој скенирал |
| Локација | Депо/Орман/Кутија/Папка |
Филтри
| Филтер | Опис |
|---|---|
| Датум на скенирање | Период |
| Попис | Конкретен попис |
| Скенирал | Вработен |
| Депо | Физичка локација |
Работен тек
graph TB
A[Креирај попис] --> B[Избери опсег]
B --> C[Скенирај QR кодови]
C --> D{Сите скенирани?}
D -->|Не| C
D -->|Да| E[Заврши попис]
E --> F[Генерирај извештај]
Совети
✅ Препорачано
- Дефинирајте јасен опсег
- Скенирајте систематски (орман по орман)
- Забележете неправилности
- Завршете го пописот кога е готов
❌ Избегнувајте
- Попис без опсег (цела архива одеднаш)
- Незавршени пописи
- Игнорирање на неправилности
Следни чекори
- Уништување - Записници за уништување
- FAQ - Најчести прашања
Последно ажурирано: 2025-11-30