Прескокнете до содржината

❓ Најчести прашања - Архивско работење

Одговори на најчестите прашања за архивското работење

Архивски документи

Како да архивирам документ?

Опција 1: Од канцелариско работење 1. Отворете документ во Канцелариско работење 2. Кликнете на копчето А (Архивирај) 3. Пополнете: архивски знак, локација 4. Зачувајте

Опција 2: Директно 1. Отворете Архивско работење → Архивски документи 2. Кликнете на + Додади 3. Изберете документ и пополнете ги полињата

Што е архивски редослед?

Архивскиот редослед е глобален растечки број по субјект: 

#1, #2, #3, #4...

Се генерира автоматски при прием.

Како се пресметува рокот на чување?

Рокот се пресметува автоматски: 

Чува се до = Година на документ + Број на години од трајност

Ако трајноста е "Трајно", полето е празно.

Може ли да променам архивски знак?

Да. Можете да го промените архивскиот знак, но рокот на чување ќе се пресмета повторно.

Зошто не можам да зачувам без локација?

Локацијата не е задолжителна. Можете да ја додадете подоцна. Но ако внесувате локација, мора да ги пополните сите полиња (депо, орман, кутија, папка).

QR кодови

Како се генерира QR код?

QR кодот се генерира автоматски при зачувување на архивскиот документ.

Што содржи QR кодот?

QR кодот содржи: - UUID (уникатен идентификатор) - Тип: DOKUMENT - ID на документот - Архивски број - Класификација - Локација - Рок на чување

Како да печатам QR налепници?

  1. Изберете документи во листата
  2. Од менито Акција, изберете:
  3. 🖨️ Печати QR налепници (A4) - 24 налепници на лист
  4. 🖨️ Печати единечни QR налепници - една налепница по документ
  5. Преземете го PDF фајлот

Попис

Што е попис?

Пописот е инвентура на физичката архива со QR скенирање.

Како да креирам попис?

  1. Отворете Архивско работење → Пописи
  2. Кликнете на + Додади
  3. Изберете одговорно лице и опсег (депо, орман)
  4. Зачувајте

Како да скенирам документи?

  1. Отворете го пописот
  2. Скенирајте QR код со мобилен или скенер
  3. Системот автоматски креира ставка

Како да завршам попис?

Опција 1: Од формата 1. Отворете го пописот 2. Променете го статусот на Завршен 3. Зачувајте

Опција 2: Масовна акција 1. Изберете пописи во листата 2. Од менито Акција, изберете Заврши избрани пописи

Може ли да анулирам попис?

Да. Можете да анулирате попис со статус "Во тек".

Уништување

Кога можам да уништам документ?

Документ може да се уништи кога: - Рокот на чување е истечен - Документот е оштетен - Постои дупликат

Како да креирам записник за уништување?

  1. Отворете Архивско работење → Записници за уништување
  2. Кликнете на + Додади
  3. Додадете документи за уништување
  4. Зачувајте

Кој може да одобри уништување?

Уништувањето може да го одобри раководител или корисник со дозвола can_approve_destruction.

Што се случува по уништување?

По извршување на уништувањето: - Статусот на сите документи се менува на Уништен - Се запишува датум на уништување - Се запишува начин на уништување

Може ли да вратам уништен документ?

Не. Уништувањето е трајно. Документот останува во базата за евиденција, но е означен како уништен.

Статуси

Кои се статусите на архивски документ?

Статус Опис
Архивиран Документот е во архива
Издаден Документот е издаден
Вратен Документот е вратен
За уништување Чека уништување
Уништен Документот е уништен

Кои се статусите на попис?

Статус Опис
Во тек Пописот е активен
Завршен Пописот е завршен
Анулиран Пописот е анулиран

Кои се статусите на записник за уништување?

Статус Опис
Креиран Записникот е креиран
Одобрен Записникот е одобрен
Извршено Уништувањето е извршено
Анулиран Записникот е анулиран

Проблеми и решенија

Не можам да архивирам документ

Проверете: - Дали имате права за архивирање - Дали документот веќе е архивиран (еден документ = еден архивски запис)

Не можам да генерирам QR код

Проверете: - Дали документот е зачуван - Дали имате права за генерирање QR кодови

Не можам да одобрам уништување

Проверете: - Дали имате дозвола can_approve_destruction - Дали записникот е со статус "Креиран"

Поврзани теми

Последно ажурирано: 2025-11-30